Gestionarea eficientă a salariilor implică nu doar înregistrarea corectă a plăților, ci și o vizibilitate clară asupra impactului acestora în profitabilitatea companiei și capacitatea de a genera rapoarte rapide. Secțiunea de salarii din iFlows este concepută pentru a vă oferi un control detaliat asupra fiecărui aspect, de la calculul automat al diurnei până la exporturi flexibile.

Ghid de utilizare pas cu pas

Funcționalitățile sunt structurate pe două niveluri: managementul individual al salariului per angajat și raportarea centralizată.

1. Înregistrarea Detaliată a Salariului per Angajat

Pentru a înregistra o plată salarială sau pentru a vizualiza istoricul unui angajat, urmați acești pași:

1. Navigați la Financiar > Angajați și accesați tab-ul Salarii. Aici veți vedea lista tuturor angajaților activi.
2. În dreptul angajatului dorit, în coloana Acțiuni, apăsați pe iconița verde cu simbolul dolarului ($), intitulată Înregistrare Plată Salariu.

Această acțiune va deschide fereastra de gestionare a salariului pentru angajatul respectiv. În partea superioară puteți adăuga o plată nouă, iar în partea inferioară a aceleiași ferestre, veți găsi tabelul „Istoric Salariu”, care centralizează toate plățile anterioare.

1. Calculul Automat al Diurnei

Pentru a automatiza calculul diurnei, mai întâi asigurați-vă că ați setat valoarea diurnei în fișa angajatului (în secțiunea Salariu, completați câmpul Diurna / zi).

1. Când adăugați o plată salarială nouă, completați câmpul "Zile Diurnă" cu numărul de zile corespunzător.
   
2. Platforma va multiplica automat numărul de zile cu valoarea setată per zi și va completa câmpul "Valoare Diurnă".
   
3. Apăsați butonul Adaugă pentru a salva această înregistrare în istoricul salarial.

1. Controlul Includerii în Raportul de Profit

Pentru a reflecta corect cheltuielile salariale în rapoartele financiare, puteți decide ce componente salariale sunt incluse.

1. În dreptul fiecărei componente (Avans, Lichidare, Comision, Bonus etc.), se află un comutator.
2. Când un comutator este ACTIVAT, valoarea respectivă va fi înregistrată automat ca o cheltuială în Raportul de Profit, în coloana „Cheltuieli fără Doc.”.
3. Important: După ce ați setat starea dorită pentru comutatoare, este necesar să apăsați butonul Salvează din partea de jos a ferestrei pentru ca aceste preferințe să fie memorate pentru înregistrările viitoare.

1. Managementul Istoricului Salarial

Tabelul „Istoric Salariu” vă oferă control complet asupra înregistrărilor trecute:

• Editare și Ștergere: Pentru fiecare linie din istoric, aveți la dispoziție butoanele de Editare (iconița creion) și Ștergere (iconița coș de gunoi) pentru a face corecții rapide.
• Export Individual: Pentru a descărca istoricul complet al veniturilor pentru angajatul selectat, folosiți butonul Exporta. Acesta va genera un raport Excel detaliat doar pentru persoana respectivă.

2. Export Centralizat al Salariilor Lunare

Pentru raportări la nivel de companie, puteți extrage rapid datele salariale pentru toți angajații.

1. Unde se găsește: Navigați în pagina principală Financiar > Angajați > Salarii.

• Cum funcționează: Apăsați pe butonul Exporta din colțul din dreapta-sus. Selectați luna și anul pentru care doriți raportul. Platforma va genera instantaneu un document Excel care centralizează toți angajații și detaliile salariale ale acestora pentru perioada selectată.

Ce problemă rezolvă?

Până acum, pentru a include în ofertă detalii complexe (imagini, specificații tehnice, descrieri extinse), aveați două opțiuni:

1. Să le aveți predefinite în fișa produsului din nomenclator. Această abordare nu acoperea scenariul pentru produsele personalizate sau create ad-hoc.
2. Să le adăugați la nivelul întregului document. În cazul mai multor produse, detaliile nu erau asociate direct cu un produs anume.

Noua opțiune „Detalii Suplimentare” elimină complet aceste bariere. Acum aveți flexibilitatea de a adăuga conținut bogat (texte, imagini, tabele) direct la nivelul fiecărei linii de produs din ofertă, pentru situațiile punctuale în care trebuie să detaliați anumite produse și informația respectivă nu se aplică standardului.

Ghid de utilizare pas cu pas

Procesul este intuitiv și se desfășoară integral în pagina de creare sau editare a ofertei.

1. Accesați opțiunea de detalii

După ce adăugați un produs în ofertă, veți observa o nouă iconiță în formă de pagină cu un creion (📝) numită Detalii Suplimentare, situată lângă câmpul "Descriere Produs". Apăsați pe aceasta pentru a deschide fereastra de editare.

2. Adăugați conținut bogat și personalizat

În fereastra care se deschide, aveți la dispoziție un editor de text complet, unde puteți:

• Scrie și formata texte: Adăugați specificații tehnice, descrieri detaliate, liste de avantaje sau orice altă informație relevantă.
• Insera imagini: Încărcați imagini de produs, scheme tehnice sau diagrame pentru a oferi un context vizual puternic. Puteți combina liber textul și imaginile pentru a crea prezentări complete.
• Crea tabele: Structurați date complexe, cum ar fi liste de caracteristici sau comparații.

3. Redimensionați și aliniați imaginile

Odată inserată o imagine în editor, puteți da clic pe ea pentru a accesa opțiunile de formatare. De aici, puteți:

• Redimensiona imaginea: Alegeți o dimensiune predefinită (100%, 50%, 25%) pentru a se potrivi perfect în pagină.
• Alinia imaginea: Poziționați imaginea la stânga, la dreapta sau pe centru pentru un aranjament estetic alături de text.

4. Salvați și vizualizați rezultatul

După ce ați finalizat, apăsați butonul Adaugă Detalii Suplimentare. Conținutul va fi salvat pentru linia respectivă de produs. La generarea documentului PDF, aceste detalii vor fi afișate elegant imediat sub linia de produs corespunzătoare.

Beneficii Cheie

• Flexibilitate totală pentru produse personalizate: Ideal pentru produsele realizate la comandă. Puteți adăuga specificații și imagini unice pentru fiecare client, fără a supraîncărca nomenclatorul de produse.
• Oferte mult mai convingătoare: Îmbogățiți ofertele cu suport vizual și descrieri amănunțite pentru a ajuta clientul să înțeleagă pe deplin valoarea produsului și a elimina orice neclaritate.

Control granular asupra detaliilor: Puteți folosi același produs generic în oferte diferite, dar cu detalii suplimentare complet diferite, adaptate perfect la contextul fiecărei vânzări.

Pe măsură ce numărul de șabloane de e-mail personalizate crește, gestionarea lor devine o provocare. Fără o structură clară, este dificil să găsiți rapid șablonul potrivit.

Funcționalitatea Secțiuni rezolvă aceste probleme prin introducerea unui sistem de categorisire. Aceasta vă permite să grupați șabloanele în funcție de scopul lor (ex: Oferte, Facturi, Comenzi furnizor) și vă oferă flexibilitatea de a utiliza multiple șabloane personalizate în contexte unde înainte era posibil doar unul. Astfel, obțineți o organizare superioară, viteză în operare și o comunicare mult mai nuanțată.

Ghid de utilizare pas cu pas

Principiul de bază este simplu: fiecare șablon de e-mail pe care îl creați este acum asociat unei Secțiuni specifice din platformă.

1. Crearea unui șablon nou și asocierea cu o Secțiune

La adăugarea unui șablon nou, asocierea cu o secțiune este primul și cel mai important pas.

1. Navigați la Setări > Șabloane și selectați tab-ul E-mail.
2. Apăsați pe Adaugă Șablon E-mail Nou.
3. Primele câmpuri pe care trebuie să le completați sunt:
• Secțiune: Alegeți din listă contextul în care va fi folosit șablonul (ex: Ofertă, Factură, Client, Comandă Furnizor etc.).
• Limbă: Definiți limba în care este scris șablonul.

2. Beneficiile imediate în utilizarea platformei

Odată ce șabloanele sunt organizate pe secțiuni, veți observa avantaje în mai multe locuri:

• Flexibilitate în alegerea șablonului: Când trimiteți un e-mail dintr-o anumită zonă (de ex., dintr-o ofertă), platforma nu va mai folosi un singur șablon implicit. În schimb, vă va oferi o listă din care puteți alege oricare dintre șabloanele pe care le-ați creat și alocat secțiunii „Ofertă”. Puteți avea, de exemplu, "Ofertă - Primul contact", "Ofertă - Follow-up", "Ofertă - Discount special".
• Listă inteligentă de Câmpuri Variabile: Când editați un șablon, lista de Câmpuri Variabile se adaptează automat la secțiunea aleasă. Astfel, dacă lucrați la un șablon pentru secțiunea „Factură”, veți avea la dispoziție doar variabile relevante pentru facturi ([factura.numar], [factura.total_de_plata]), ceea ce face procesul de personalizare mult mai rapid și lipsit de erori.
• Traducerea automată a documentelor PDF atașate: Dacă setați limba unui șablon pe Engleză (sau o altă limbă disponibilă), documentul PDF atașat la e-mail (factura, oferta, comanda) va fi, de asemenea, generat automat cu interfața tradusă în limba respectivă.

3. Gestionarea și filtrarea eficientă a șabloanelor

În pagina principală de la Setări > Șabloane, puteți acum folosi noul filtru „Secțiune” pentru a vizualiza rapid toate șabloanele dintr-o anumită categorie, făcând administrarea lor mult mai simplă.

Notă importantă pentru organizare:
Pentru a beneficia la maximum de această structură, este recomandat să editați șabloanele create anterior și să le alocați secțiunea corectă. Până când nu sunt asociate unei secțiuni, acestea vor rămâne vizibile în toate listele de selecție din platformă, ceea ce poate crea aglomerație și poate îngreuna alegerea șablonului corect.

Am adăugat două noi câmpuri în secțiunea Financiar > Furnizori care vă permit să predefiniți cota de TVA și șablonul de e-mail pentru fiecare partener în parte.

Această funcționalitate este deosebit de utilă în două scenarii comune:

• Colaborarea cu furnizori externi (intracomunitari): Puteți seta o cotă de TVA de 0% pentru acești parteneri, asigurând că toate comenzile generate către ei vor avea automat regimul fiscal corect, precum și achizițiile vor purta automat aceeași cotă.
• Comunicarea în limbi străine: Puteți asocia un șablon de e-mail tradus (ex: în engleză) unui furnizor extern, pentru ca toate comunicările să fie trimise automat în limba corectă.

Ghid de utilizare pas cu pas

Configurarea acestor setări se face direct din pagina de editare a furnizorului.

1. Setarea Cotei de TVA Implicite pentru un Furnizor

Unde găsiți opțiunea:

1. Navigați la Financiar > Furnizori și identificați furnizorul dorit.
2. Apăsați pe butonul Editează.
3. În secțiunea Facturare, localizați câmpul Cota TVA.

Cum funcționează:
Selectați din listă cota de TVA pe care acest furnizor o utilizează în mod uzual pe facturile sale. De exemplu, pentru achiziții intracomunitare, veți selecta 0%.

Beneficiu: La crearea unei noi comenzi către acest furnizor, cota de TVA pe care ați setat-o aici va fi preluată automat în document, eliminând riscul de a omite acest detaliu.

2. Alegerea unui Șablon de E-mail Implicit

Ideal pentru a standardiza comunicarea și a folosi limba corectă pentru fiecare partener.

Unde găsiți opțiunea:

1. Accesați pagina de editare a furnizorului (urmând pașii 1 și 2 de mai sus).
2. În secțiunea Livrare, localizați câmpul Șablon Email Implicit.

Cum funcționează:
Alegeți din listă un șablon de e-mail pe care l-ați creat anterior (de exemplu, un șablon standard pentru comenzi, tradus în limba engleză).

Beneficiu: Când veți folosi funcția de a trimite comanda prin e-mail direct din platformă, iFlows va încărca automat șablonul selectat de dvs., asigurând o comunicare rapidă, corectă și profesionistă.